Profit en non-profit organisaties onderzoeken intern en extern vele verschillende thema’s, zoals imago, klanttevredenheid en medewerkertevredenheid. Dit wordt vrijwel altijd gedaan met het idee om betrouwbare conclusies te kunnen trekken en op basis daarvan eventuele verbeteracties op te zetten. Een goede respons is hiervoor een noodzakelijke voorwaarde. Management Instituut Nederland geeft enkele praktische en bruikbare tips om de respons te verhogen:

• Stel de doelstelling duidelijk vast en bepaal aan de hand daarvan het gewenste aantal respondenten. Bij een overall onderzoek is een respons van 150 bijvoorbeeld al voldoende voor betrouwbare resultaten, maar bij een onderzoek met veel segmentatie is een veel grotere respons nodig. Pas daar het aantal te versturen uitnodigingen op aan met een juiste verdeling over de segmentatie;
• Zorg van een goede mix van data collectie via verschillende kanalen. Combineer afhankelijk van de doelgroep online onderzoek (panels & emails) met off line onderzoek (papieren lijsten & interviews). Zorg echter wel voor een goed onderzoeks instrument dat beide vormen kan registreren en analyseren.
• Houd het tijdstip van het onderzoek goed in de gaten. Valt het niet in een vakantieperiode? Of in het Zuiden bijvoorbeeld tijdens Carnaval?
• Het is van belang dat de vragenlijst professioneel is opgezet en zo bondig mogelijk is, zodat het prettig en gemakkelijk is voor een respondent om de vragenlijst in te vullen.
• Vraag niet naar de bekende weg. Zorg ervoor dat wanneer bepaalde kenmerken/parameters die vooraf bekend zijn (soort klant/bedrijf, geslacht, stakeholder) niet nogmaals aan de respondent hoeven te worden gevraagd. Dit houdt de vragenlijst kort en bondig.
• Het is aan te raden om een begeleidende e-mail/brief mee te sturen waarin het doel en nut van het onderzoek wordt uitgelegd. Vermeld hierin ook duidelijk de (start- en) einddatum van het onderzoek en bij wie mensen eventueel terecht kunnen voor vragen. Bedank mensen ook bij voorbaat voor hun deelname;
• Uitnodigingen bij voorkeur versturen via e-mail met daarin de link, omdat dit voor respondenten de gemakkelijkste manier is om de vragenlijst te benaderen en terug te sturen;
• Wanneer er geen beschikking is over e-mailadressen en mensen per brief benaderd worden kan het helpen om verschillende mogelijkheden voor het invullen van de vragenlijst aan te bieden, bijv. in eerste instantie digitaal via een brief met logincode. In deze brief kun je vermelden dat mensen, die geen beschikking hebben over internet, contact op kunnen nemen om een papieren vragenlijst aan te vragen;
• Plaats de algemene link (onpersoonlijke link) naar het onderzoek op de website van het betreffende waterschap;
• Bij de verzending van papieren vragenlijsten dient altijd een antwoordenveloppe meegezonden te worden;
• Incentives zijn een goede manier om de respons te verhogen. Dit kan zijn in de vorm van een klein presentje voor alle respondenten die een ingevulde vragenlijst retourneren, maar ook in de vorm van één grote prijs of een paar grotere prijzen die verloot worden onder de respondenten;
• Een vooraankondiging in bijvoorbeeld een huis-aan-huisblad of in een nieuwsbrief, waarnaar in de begeleidende e-mail/brief verwezen kan worden. Het onderzoek komt dan niet zomaar uit de lucht vallen;
• Indien het onderzoek anoniem is, duidelijk vermelden dat de anonimiteit van mensen wordt gegarandeerd. Indien het onderzoek niet-anoniem is, duidelijk vermelden waarom niet en dat de resultaten vertrouwelijk behandeld worden en in het openbaar nooit te herleiden zullen zijn naar een bepaald persoon;
• Het onderzoek vermelden in alle (ter zake doende) uitgaande correspondentie (brief/e-mail/nieuwsbrief), met daarin bijvoorbeeld ook een link naar het onderzoek (algemene link) of een website waar de link is te vinden.;
• Het sturen van een herinnering (indien mogelijk). Dit is vooral van toepassing bij uitnodigingen per e-mail, maar per post kan ook een herinneringsbrief verstuurd worden;
• Nabellen van respondenten die de vragenlijst niet teruggestuurd hebben, om de vragenlijst direct of later telefonisch af te nemen. Dit verhoogt de respons vaak aanzienlijk;
• Vermeld in de begeleidende brief dat respondenten, indien gewenst, achteraf op de hoogte worden gesteld van de resultaten van het onderzoek. Communiceer de resultaten (en eventueel hieruit voortvloeiende acties) ook daadwerkelijk en wacht hier niet te lang mee!