Het is een algemeen bekend gegeven: iedereen heeft het altijd druk, druk, druk! Voor de betrouwbaarheid van een onderzoek is het juist van groot belang voldoende respons te behalen en dit lijkt tegenwoordig bijna een onmogelijk opgave. Echter, wanneer potentiële respondenten op de juiste wijze benaderd worden, hoeft dit zeker niet zo te zijn.

Herkenning

Een goede start is de bekendmaking van het onderzoek. Dat zorgt voor herkenning en vergroot de kans op deelname. Dit kan afhankelijk van het type onderzoek op verschillende manieren gebeuren. Zo kan er een vooraankondiging geplaatst worden op de website van de organisatie, maar bijvoorbeeld ook in een regionaal of landelijk dagblad of in een vakblad. Daarnaast is het inzetten van sociale mediakanalen als LinkedIn en Twitter voor dit doeleinde tegenwoordig zeker aan te raden.

Benadering

Het versturen van de uitnodigingen gebeurt bij voorkeur via e-mail met daarin een link naar de enquête. Respondenten hebben hiermee direct toegang tot de enquête, kunnen deze op ieder gewenst moment invullen en met één druk op de knop retourneren zonder een extra tochtje naar een brievenbus te hoeven maken. Bijkomende voordelen zijn de besparingen op druk- en verzendkosten en het uitstralen van milieubewustzijn en duurzaamheid.

Mocht men niet de beschikking hebben over (alle) e-mailadressen dan bestaat er een alternatief in de vorm van brieven met een inlogcode. Respondenten kunnen de enquête zo toch via internet invullen en er wordt bespaard op de druk- en verzendkosten van de complete vragenlijst, een eventuele antwoordenveloppe en invoerkosten van de resultaten.

Eerste indruk

Toch is het zenden van een e-mail alleen niet voldoende. Om mensen daadwerkelijk zover te krijgen deel te nemen aan het onderzoek dienen zij zich aangesproken te voelen. Een eerste indruk is daarbij, net als in het dagelijks leven, heel belangrijk. Denk hierbij aan de lay-out, het persoonlijk aanspreken van een respondent en een heldere, pakkende tekst die meteen inzicht geeft in het doel en belang van het onderzoek. Vanzelfsprekend dient de link naar het onderzoek goed herkenbaar te zijn.

Daarnaast is het raadzaam om de periode van verzenden in de gaten te houden. Denk vooral aan vakantieperiodes die landelijk nogal eens kunnen verschillen. Uw uitnodiging kan dan nog zo sterk zijn, als u de potentiële respondenten niet kunt bereiken is het verspilde moeite.

Aanvullend benaderen

Indien de  angst voor een lage respons toch aanwezig blijft kan men ervoor kiezen eveneens een openbare link naar de enquête op de website te plaatsen, zodat bezoekers van de website de mogelijkheid krijgen de enquête in te vullen. Hiermee kan een breder publiek bereikt worden, maar dit is logischerwijs alleen mogelijk als het onderwerp van het onderzoek dit toelaat.

Een andere wijze van het ophogen van de respons is het nabellen van de benaderde respondenten die, na een vastgestelde periode en na het versturen van een eventuele herinnering, nog niet hebben gereageerd. Deze persoonlijke benadering kan helpen mensen over de streep te trekken, zeker als de mogelijkheid geboden wordt de enquête direct telefonisch af te nemen.

Terugkoppelen resultaten

Ten slotte getuigt het van waardering voor uw respondenten om een terugkoppeling te geven van de resultaten van het onderzoek. U verhoogt hiermee niet alleen de betrokkenheid van de respondenten bij de organisatie, maar ook de kans dat ze de volgende keer weer deelnemen. En dit hoeft echt niet in een uitgebreide rapportage, een kort berichtje op de website of bijvoorbeeld LinkedIn is vaak al ruimschoots voldoende.